Devletin, bireyin veya şehrin geçmişiyle günümüz arasında bağlantı kurulmasını sağlayan ve sürecin sağlıklı biçimde yönetilmesinde etkili olan kavramların başında arşiv gelmektedir. Arşiv yönetimi nedir sorusu da yine bu bağlamda fazlasıyla sorulmaktadır.

 

Arşiv yönetimi hem mevcut kararlar için hem de geçmiş eylemler için gerekçe ve açıklama sağlayan bir yapıdır. Arşiv yönetimi genel olarak toplumun araştırmaya ve eğitime olanak sağlaması, insan haklarını ve eğlenceyi koruyarak medeni toplulukların gelişmesinde etkili olan bir yöntemdir.

Arşiv yönetim sistemleri belge ve dokümanların bilgisayar ortamına aktarılarak kayıt altına alınmasını sağlayan ve belgelerin güvenli biçimde saklanmasında, gerektiği zaman içerisinde de kolayca bulunmasını sağlayan sistemlerdir. Belgelerin elektronik ortamda arşiv yönetimi kapsamınca tutulması sayesinde de bilgiye erişim hızı oldukça iyi hale getirilmiştir. Zaman ve maliyetten de tasarruf edilen bu sistem sayesinde fiziksel dosyaların dijital ortamlarda daha iyi arşivlendiği ve saklandığı da bilinmektedir.

Arşivlemenin Önemi

Arşiv yönetimi, devlet, birey, şehir veya herhangi bir şey için geçmişten günümüze kadar olan verilerin gerek fiziksel gerekse de dijital ortamlarda daha güvenilir sağlanması açısından başvurulan yöntemlerden biridir. Arşiv yönetiminin büyük önemi olmakla birlikte avantajları da fazladır. Arşiv yönetimi kapsamınca tüm kayıtlar ve bilgiler yaşam döngüsünden geçerek kayıtların hangi aşamalarda olduğu daha kolay takip edilebilir.

Arşiv yönetimi başlangıcında işlevler, faaliyetler ve kararlar hakkında detaylı bilgilerin eksiksiz olarak sağlanmasını, doğru kayıtlar oluşturulmasını da gerektirir. Dosyalayama sistemi kapsamınca uygun biçimde ayrım yapılması için de kayıt ve kayıt dışı kopyalar arasındaki ayrımın iyi yapılması gerekmektedir. Kayıt bütünlüğünü ve veri tutarlılığını korumak için de arşiv yönetimi yöntemine başvurulur.

Kullanıcı ve arşivciler açısından yüksek verimlilik sağlayan yöntem olarak arşiv yöntemleri değerlendirilmelidir. Özellikle de kamu kurum ve kuruluşlarının arşiv kayıtlarının bu yöntemler sayesinde tutulması verilere daha hızlı ve kolay erişimin olmasını sağlayacaktır. Kamu kurum ve kuruluşlarında verimli çalışmaların gerçeklemesi için de önemli olan arşivleme yöntemi büyük boyutlu verilerin dijital ortamlarda gösterilmesinde de destek sunarak kullanıcı bazında daha yararlı sonuçlar da verecektir.